Conmutador Virtual
Grupos de Timbrado

¿Qué son los Grupos de Timbrado?

Con los grupos de timbrado, una llamada entrante se podrá dirigir directamente a un grupo de extensiones, desvíos, o números fijos, que sonarán de acuerdo a una determinada estrategia previamente establecida. La función del grupo de timbrado es la de recibir las llamadas y distribuirlas entre las extensiones y números del grupo, de tal forma que se asegure al máximo que una llamada sea atendida en el momento en que es recibida.

Beneficios de los Grupos de Timbrado

Incrementan la probabilidad de que una llamada será atendida en el momento de recibirla, mejorando así la imagen y la atención a los clientes.
Mejoran la productividad al reducir el número de llamadas no contestadas que podrían suponer pérdidas de ventas o mala atención a clientes.
Facilitan el trabajo en movilidad, con grupos de atención formados únicamente por desvíos a celulares.

Alternativas para la distribución de llamadas

Cuando el Conmutador Virtual recibe una llamada emite un mensaje de bienvenida y opcionalmente activa una contestadora interactiva. Al finalizar, el conmutador virtual tiene varias opciones para distribuir la llamada recibida:
Enviar la llamada a la extensión de un usuario cuando la llamada va dirigida a una persona en concreto.
Desviar la llamada al celular de un usuario móvil, como es el caso de los comerciales, técnicos y directivos con necesidades de movilidad.
Enviar la llamada a un correo de voz, si no hay usuarios que puedan atender la llamada, por ejemplo en horarios no laborales o días feriados.
Enviar la llamada a una cola de atención (ACD), en la que si todos los usuarios están ocupados, dicha llamada queda en espera hasta que un usuario quede disponible para atenderla.
Enviar la llamada a un grupo de timbrado que incluye a varios usuarios, para incrementar la probabilidad de que la llamada será atendida en el momento.

Distribución de las llamadas en los Grupos de Timbrado

Los grupos de timbrado son una excelente herramienta que ofrece el conmutador virtual, para repartir la responsabilidad de la atención de las llamadas recibidas entre sus empleados. Las dos principales estrategias para programar los grupos de atención son:
Secuencial: se establece un orden entre las extensiones del grupo para atender la llamada, de tal forma que si tenemos 5 extensiones y el primero no toma la llamada ésta salta al segundo y así sucesivamente hasta que un usuario toma la llamada.
Paralelo: la llamada suena en todas las extensiones asociadas al grupo de timbrado y el primero que descuelga se queda con la llamada y la responde.

Algunos usos de los Grupos de Timbrado

En pequeñas empresas o grupos de profesionales que trabajan desde sus celulares. Una vez emitido el mensaje de bienvenida, el conmutador virtual empezará a buscar quién responde la llamada, marcando a los celulares de los usuarios asociados al grupo, de uno en uno hasta que alguien conteste, o bien llamando a todos los celulares a la vez, para pasar la llamada al primero que descuelgue.
En empresas medianas y grandes, es habitual que los departamentos como ventas, atención al cliente, administración u otros, cuenten con grupos de atención formados por varios usuarios del departamento. Cuando alguien llama a ventas la responsabilidad de atender la llamada recae en todo el departamento.

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